Proceso para cursar un convenio

¿Cómo gestionar un convenio con la Universidad de Valparaíso? (Descargue los Formatos Institucionales de Convenio Marco y/o Convenio Específico en inglés o en español al final de este artículo).

El proceso de gestión de convenios tanto nacionales como internacionales se inicia cuando una unidad dirección, área, ya sea del ámbito académico o del nivel de la administración central de la Universidad, identifica y justifica una necesidad que puede ser cubierta a través de la suscripción de un convenio internacional con alguna entidad determinada. Para solicitar la tramitación de un convenio acceda la pestaña "Académicos" en el Menú Principal y pinche en "Solicitud de Convenio". Complete los campos del formulario, adjunte los documentos y marque enviar. La Unidad de Gestión de Convenios de la Vicerrectoría de Vinculación con el Medio, recibirá y procesará la solicitud.

De la misma forma, las contrapartes nacionales e internacionales pueden solicitar a la Dirección de Vínculos y Cooperación la realización de un convenio. Para ello la Universidad de Valparaíso cuenta con formatos de convenio marco y específico. Junto con ingresar la propuesta de convenio, las contrapartes nacionales/internacionales/unidades académicas internas, deberán completar la ficha de antecedentes que ayudará a identificar el tipo de institución con la que se está gestionando dicho convenio. Es fundamental en este instrumento identificar la pertinencia del convenio y beneficios que representará para la Universidad de Valparaíso, la realización de esta vinculación.

Posteriormente, a través de la Dirección de Vínculos y Cooperación Internacional, se procede analizar la pertinencia de las materias del convenio para solicitar la opinión y V°B° a la División Académica o la Dirección de Extensión y Comunicaciones, según corresponda. De manera paralela, el formato de convenio será analizado por un asesor jurídico a modo de corregir este documento antes de contar con la aprobación de la Fiscalía General.Una vez obtenida la aprobación por estas instancias, la Dirección de Vínculos y Cooperación Internacional envía la documentación a la Fiscalía para realizar el control de legalidad correspondiente.

Resuelto el control de legalidad, la Dirección de Vínculos y Cooperación Internacional envía para la firma la documentación al Rector. Una vez obtenida la firma se notifica a la unidad solicitante, quiénes deberán comunicarse con la contraparte e informar acerca del envío de la documentación. Este proceso es fundamental, puesto que para la realización del decreto que operacionaliza dicho convenio, se debe contar con los antecedentes originales según lo ha dispuesto Fiscalía General.

Una vez recibida la documentación, se procede a la elaboración del Decreto por parte de la Fiscalía General, para posteriormente proceder a obtener la firma del Rector. El proceso culmina, cuando la Contraloría Interna toma razón del convenio y es informado a la Dirección de Vínculos y Cooperación Internacional y a todos los entes interesados.A continuación y radicada en la unidad que solicita la suscripción del convenio, se desarrollan las actividades de implementación tendientes a materializar los beneficios o intervenciones que hace referencia el convenio.

Transcurrido el tiempo acorde a los plazos del convenio, la Dirección de Vínculos y Cooperación internacional procede a ejecutar la fase de Seguimiento culminando con la confección y distribución de los correspondientes Informes de Seguimiento. Por último se implementa la denominada fase de Renovación o Finiquito, que consiste básicamente en que, a través de la Dirección de Vínculos y Cooperación Internacional, se adopta la decisión estratégica de continuar o dar término al convenio previa evaluación de los antecedentes que proporcione la unidad académica encargada de dar funcionamiento a dicho convenio. Se solicita opinión a División Académica o a la Dirección de Extensión y Comunicaciones, según corresponda. Si se opta por la renovación del convenio se realizan las actividades correspondientes, de lo contrario se confecciona el finiquito y se notifica a la contraparte dando por concluida la relación formal.

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